Факты

Факты
 
1 Общие принципы подготовки документов
 
ВВЕДЕНИЕ
В бизнесе документы играют существенную роль.
В арбитражном процессе их роль становится определяющей .
Это происходит не только по причине того, что предприятия и организации являясь юридическими лицами осуществляют все свои взаимоотношения только посредством документов, но и вследствие одной, весьма специфической и уже рассмотренной нами ранее особенности арбитражного процесса - его состязательности.
Суд не изучает да и не может изучить действительное положение дел.
Он оценивает состязание сторон в доказывании.
Доказать же то или иное утверждение сторона может только предъявив суду (именно предъявив суду, а не заявив о возможности предъявления) соответствующие утверждению документы.
Устные заявления сторон к оценке не принимаются да и не могут приниматься.
Не могут приниматься в частности по той простой причине, что стороны являясь лицами юридическими сами являются всего лишь комплектами тех или иных документов да кроме того и все свои взаимоотношения и между собой и с внешним миром осуществляют да и могут осуществлять только посредством документов.
Понимать это чрезвычайно важно.
Суд вследствие своей "арбитражности" (независимости, "посторонности") не может самостоятельно делать какие-либо
запросы по предмету спора, ибо это будет означать, что он становиться на сторону одного из участников процесса.
Стороны сами обязаны всеми имеющимися у них средствами доказывать свои утверждения.
Если истец утверждает о законности исковых требований, он должен сославшись на закон это доказать.
Если ответчик в свою очередь утверждает о их незаконности, он тоже должен это доказать, опять же со ссылкой на закон.
СУД ОПРЕДЕЛЯЕТ НЕ СПРАВЕДЛИВОСТЬ ИСКА, А ЕГО ЗАКОННОСТЬ!
Если необходимые доказательства в виде тех или иных документов имеются, но знающая о них сторона по тем или иным причинам не имеет к ним доступ и не имеет возможность ими воспользоваться, суд опять же по заявлению этой стороны помогает ей эти документы представить, уравнивая возможности сторон в доказывали и опять же сохраняя свою "посторонность".
В арбитражном процессе отсутствует этап предварительного расследования.
Все факты по делу (в форме документов) в заседание приносят сами стороны.
ЕСЛИ У СТОРОНЫ ДОКАЗАТЕЛЬСТВ НЕТ, ЗНАЧИТ ИХ ВООБЩЕ НЕТ.
Весь арбитражный процесс и вся система судоустройства построены на этом принципе.
На рассмотрение спора отводиться время (не более часа), необходимое только для оценки представленных документов и сопутствующих комментариев представителей сторон.
Да и все действия сторон в процессе заседания тоже совершаются исключительно посредством документов.
Более того, от качества подготовки комплектов документов зависит не только принятие решения о законности или незаконности исковых требований, но и сама возможность принятия этого решения.
В самом деле, если даже исковые требования справедливы и законны, но комплект исковых материалов не соответствует правилам - иск до стадии рассмотрения в заседании просто не дойдет.
Арбитражный процесс - это работа с документами и посредством документов.
2. ПРИНЦИПЫ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ
Какими же принципами нужно руководствоваться при подготовке пакета документов.
Абсолютно ясно, что никто, в том числе и суд, не будет разбираться в беспорядочной груде длинных и непонятных текстов.
Не менее очевидно и то, что наличие большого непонятного, неподготовленного документа хуже его отсутствия.
В каком порядке и как подготавливать и компоновать документы.
Еще до написания самого искового заявления должна быть выработана линия спора, по этой линии составляется исковое, а документы изготавливаются, подготавливаются и комплектуются с одной единственной целью - проиллюстрировать, детализировать и подтвердить исковое.
Более того, документы должны быть изготовлены, подготовлены и скомпонованы так, чтобы после изучения сторонним наблюдателем комплекта документов, у него бы сложилось приблизительное представление о существе вопроса и выработалось бы предварительное отношение к этому существу.
Естественно что и представление и отношение должны сложиться такими, как было задумано.
Это достигается соблюдением набора профессиональных правил, к изложению которых мы и приступаем.
- К исковому заявлению должен быть приложен размеченный комплект документов (как делается разметка - см. ниже) <
- Если у противоположной стороны существует документ, не вписывающийся в требуемую линию спора, ни в коем случае не стоит оставлять его без внимания.
Необходимо "нейтрализовать" его, вставив эпизод, связанный с появлением этого документа в линию спора, чтобы его появление в каком-нибудь заседании не явилось для суда неожиданностью, и не "разбило" линию.
- Если по какому-то эпизоду линии должен иметься подтверждающий его документ, а его нет, не стоит оставлять "пустое место".
Надо изготовить, найти и приложить документы подтверждающие усилия по получению, извлечению и доставанию отсутствующих документов - запросы, просьбы и требования.
- Документы в комплекте должны располагаться не по хронологии, а по смыслу, например, если 1 числа был сделан запрос в организацию "А" , а 3 числа в организацию "В" из которых 5 и 7 числа соответственно были получены ответы, то не взирая на хронологию, ответ из организации "А" в пакете документов должен идти сразу за соответствующим запросом.
- По объективным причинам, некоторые эпизоды линии спора не должны и не могут оставлять после себя документального подтверждения.
Например телефонные переговоры, встречи в метро, разговор в кулуарах и.т.д.
Но пустота - плохой помощник.
Заполнить ее можно изготовлением докладных записок с изложением услышанного и использованием телефонограмм ( внимание! в случае использования телефонограмм стоит учитывать, что все они фиксируются в специальном журнале. )
- Если какие-либо находящиеся в комплекте документы завизированы лицами, должностные полномочия которых не очевидны, обязательно надо прикрепить прямо к этим документам документы, подтверждающие полномочия этих лиц.
- Не надо использовать (хотя иногда наоборот - стоит) документы подтверждающие не факт совершения действия, а факт начала осуществления данного действия.
Так например наличие платежного поручения на перечисление средств с отметкой банка свидетельствует не о факте перечисления данных средств получателю и не о факте их списания со счета плательщика и даже не о факте начала подобного списания .
Оно свидетельствует лишь о том, что плательщик приносил данное платежное поручение в банк, а банк принял данное поручение.
Однако во первых плательщик впоследствии мог аннулировать данное поручение, а во вторых сам банк мог его по тем или иным причинам не исполнить.
- Без необходимости не стоит помещать в комплект оригиналы документов.
Дело не в том и не только, что они могут быть потеряны, украдены, или подменены представителями другой стороны еще до первого заседания при ознакомлении с материалами дела.
Просто, помещая в комплект должным образом заверенные копии с заявлением, что оригиналы будут представлены суду по первому требованию Вы тем самым показываете суду свое бережное отношение к документам и аккуратность в делах.
- Не должно быть ни одного документа без чернил ( имеется в виду печати, штампы и т.д. и подписи.)
Если в наличии имеется всего лишь ксерокопия какого-либо документа и нет никакой возможности поставить на нее хотя бы одну печать, или визу лица или организации, участвовавшей в визировании оригинального документа, необходимо поставить на эту ксерокопию свою печать и под ней кратко описать обстоятельства получения этой ксерокопии.
Например : ".... получено ".."......... в ...... от ...... "
- Пакет документов должен иметь аннотацию на отдельном листе.
Аннотация должна представлять собой перечень документов, приложенных к исковому с краткой и очень четкой информацией о каждом документе.
Например, не "..письмо № 7 от 5.10.95", а "письмо № 7 от 5.10. 95 , о выделении средств" и т.д.
Фразы для описания документов надо брать из линии спора.
Если в линии спора какое-то письмо расценивается как отказ в чем-либо, в аннотации должно быть указано : " письмо №...... об отказе ..."
- Если из титульного листа помещенного в пакет документа стороннему наблюдателю не становиться ясной связь этого документа с линией спора, обязательно необходимо перепечатать строчку - аннотацию из списка на полоску бумаги с указанием номера этого документа в списке приложений и прикрепить ее степлером к самому документу.
- Документы, имеющие отношение к одному эпизоду обязательно должны быть скреплены вместе , желательно в хронологическом порядке.
- Ни в коем случае не пользуйтесь клеем, скотчем, а тем более скрепками. Надо использовать степлер, степлер и только степлер.
Для сшивания разного числа листов используйте скобы соответствующих номеров от маленьких - на 1 - 2 листа, до больших на 100 листов.
Широкий и обязательно прозрачный скотч можно использовать только для порванных документов и опять же накалывать его необходимо не на лицевую, а на оборотную сторону документа.
- Если из всего 100 - страничного документа нужен всего один абзац на 51-ой странице, необходимо скрепить степлером 50 первых и 49 последних листов документа.
-Для большего акцентирования внимания, вместо самих документов можно использовать фрагменты и выписки.
Но делать это надо очень осторожно, чтобы не создавалось впечатление, что что-то скрывается.
- Иногда, весьма полезно помещение в пакет документов, так называемых " перехваченных" документов.
Перехваченные документы - это документы, которых у представляющей их стороны не должно быть.
Такие материалы обязательно должны сопровождаться письменными пояснениями представляющей их стороны.
- Чрезвычайно эффективным приемом является "разметка" документов.
Акцентирование внимания достигается применением шрифтов разного размера , разного начертания и разной насыщенности .
Если же необходимо разметить документ который уже существовал ранее, применяется маркер.
Выделяться должны не слова , а фразы.
Выделения должны быть сплошными и связанными.
Не надо вокруг слов рисовать "кружочки".
Если надо отметить связь двух элементов документа, находящихся в разных местах одного листа или на разных страницах документа- элементы выделяются одним цветом, а между ними, другим цветом, изображается соединительная двунаправленная стрелка.
- В пределах одного листа, одного документа, да и в комплекте в целом не должно быть много пометок.
Помните, что больше всего говорит тот, кого меньше всего слушают.
- Иногда приходиться использовать многостраничные документы, страницы которых нельзя скрепить степлером и которые нельзя представить в виде выписок.
В подобных случаях визуальный объем подобных документов можно уменьшить изготавливая копии этих документов на обеих сторонах листов.
Точно также, несколько документов небольшого формата могут быть представлены на одном листе.
Например, на одном стандартном листе формата А4 (с двух сторон) можно разместить четыре копии стандартных платежных поручений (формат А5), или дюжину почтовых квитанций или чеков.
- При необходимости использования копии документов формат которых несколько больше чем А4, надо используя возможности современных копировальных аппаратов уменьшить формат копии до размера А4.
- При необходимости использования копии документов, формат которых соизмерим с форматом А3, имеет смысл с помощью ксерокса довести их формат до А3 и полученную копию сложить пополам.
Это придаст пакету документов аккуратный и удобный вид.
- Иногда бывает необходимо помещать в пакет документов фрагменты плохо форматируемых документов.
Так например может потребоваться помещение какой-нибудь статьи или рекламного объявления из какого-нибудь журнала или газеты.
Чтобы это сделать красиво и аккуратно, надо сделать копию титульной страницы газеты или журнала, затем сделать копию интересующего фрагмента текста (обязательно с "захватыванием" окружающего фрагмент пространства) и затем, предварительно сделав аппликацию совместить титул и фрагмент на одном стандартном листе.
- Встречаются ситуации, когда необходимо в пакет документов поместить фотографии того или иного объекта.
В этом случае необходимо соблюсти несколько не очень сложных правил.
Во первых, абсолютно все фотографии с обратной стороны должны иметь напечатанный текст, поясняющий содержание фотографии и поясняющий ее связь с остальными материалами дела и с линией спора.
Естественно, что под этим текстом должна стоять печать.
Во вторых, для элементарного удобства все фотографии должны быть скреплены вместе.
Это осуществляется с помощью дырокола и суровой нитки.
Ну и наконец в третьих, чтобы фотографии не болтались в деле, необходимо поместить их в плотный бумажный пакет на котором во избежание его постоянных открываний обязательно надо поместить информацию о его содержимом.
Если фотографии предполагается поместить в дело на длительный срок, то стоит проделать несколько иную процедуру.
Имеет смысл ограничиться одной - двумя наиболее важными фотографиями, которые следует наклеить на стандартный по размеру, но более плотный по фактуре лист бумаги, поместив весь необходимый текст на этой же стороне листа и поставив печать так, чтобы она захватывала часть фотографий.
 
- Иногда бывает необходимо использовать документы, которые по тем или иным причинам находятся в весьма ветхом состоянии.
Помещение подобных документов в дело без предварительной подготовки приведет к их полному разрушению.
Если есть необходимое время, имеет смысл произвести ламинирование данных документов.
Если такой возможности нет, надо положить документ на широкий, например газетный лист и "покрыть" его прозрачным скотчем, после чего надо обрезать лист по краям и повторить процедуру с другой стороны.
Если и на это нет времени, надо хотя бы просто поместить документ в прозрачный "файл".
После того, как комплект будет готов, имеет смысл поэкспериментировать с ним.
Надо дать его человеку, незнакомому с вопросом, пусть он его изучит и скажет, что он понял; после этого следует учесть его замечания, переделать комплект, дать другому, и так до тех пор, пока не будет достигнут нужный результат.
2. РАБОТА С ДОКАЗАТЕЛЬСТВАМИ
Каждое лицо, участвующее в деле, должно имеющимся у нее средствами доказать те обстоятельства, на которые оно ссылается как на основание своих требований и возражений.
Обстоятельства, установленные уже вступившим в законную силу решением арбитражного суда по ранее рассмотренному делу, не доказываются вновь при рассмотрении судом другого дела, в котором участвуют те же лица. (Это очень эффективно может быть использовано в случаях "довзыскания" ущерба).
Доказательствами являются сведения, на основании которых арбитражный суд устанавливает наличие или отсутствие обстоятельств, обосновывающих требования и возражения лиц, участвующих в деле.
Эти сведения устанавливаются письменными (документы) и вещественными доказательствами, заключениями экспертов, показаниями свидетелей, объяснениями участвующих в деле лиц.
Если необходимые для доказывания утвержденний документы находятся у стороны, эти утверждения высказавшей, то проблем не возникает.
Она просто предъявляет эти документы суду.
Но к сожалению, так бывает не всегда.
Необходимые для доказывания документы могут находится вне досягаемости стороны.
Лицо, не имеющее возможности самостоятельно получить необходимое доказательство вправе обратиться с ходатайством об истребовании данного доказательства.
Суд при необходимости выдает лицу , участвующему в деле, запрос для получения доказательства.
Более того, может сложится ситуация, когда у стороны есть основания опасаться, что через какое-то время этих доказательств не станет.
Это может произойти не только по причине определенных действий другой стороны, что совершенно естественно, но и по чисто объективным причинам.
Например интересующий документ может принадлежать к категории документов не подлежащих длительному хранению и его могут просто выбросить.
Во всех этих случаях лица, имеющие основания опасаться, что представление необходимых доказательств станет невозможным или затруднительным, могут просить арбитражный суд, об обеспечении этих доказательств.
Для этого надо обратится в суд с заявлением о необходимости совершения соответствующих процессуальных действия по обеспечению получения требуемых доказательств.
Итак, в случаях, если доказательства имеются, но сторона не может обеспечить их представление есть применяется процедура истребования доказательств в случаях когда доказательства могут быть утрачены, - это действие уже называется обеспечением доказательств.
Доказательства могут иметь вид письменных документов, вещественных объектов, электронных форм и свидетельских показаний.
Письменные доказательства имеют вид документов самого разного вида.
Это могут быть документы по товару, его качеству, количеству, по его хранению, транспортировке и проверке :
- документы, несущие информацию об особенностях происхождения изделий (сертификаты, удостоверения о качестве, технические паспорта, ярлыки);
- товаросопроводительные документы, характеризующие качество товара и упаковки перед сдачей его на склад готовой продукции и отправкой покупателю (спецификации, счета - фактуры, товарно-транспортные накладные, упаковочные листы, отвесы, ярлыки);
- товарно-транспортные (отгрузочные) документы, содержащие информацию об условиях и сроках транспортировки (квитанции о приемке груза, железнодорожная накладная, коммерческий акт);
- приемные документы, в которых зафиксированы характеристики качества товара при приемке (данные о приемке товара и методах испытаний - акты разбраковки, акты экспертиз , акты лабораторных исследований, дефектные ведомости, журналы приемки и разбраковки товаров, приемно-расходные накладные, акты уценки и переоценки, паспорта на товары, и др.);
- складские документы, содержащие сведения об условиях хранения товара;
- процессуальные документы (протоколы осмотра, заключения экспертов, различные справки, заявления).
Это могут быть документы по расчетам между сторонами :
- платежные поручения на списание средств с расчетных и иных счетов;
- выписки по счетам с отражением списания/зачисления денежных средств;
- чеки, квитанции и ордера и т.д.
Это могут быть документы отражающие взаимные обязательства сторон : договора, гарантийные письма, заказы, заявки и др.
При предоставлении в суд вещественных доказательств суд по ходатайству лица, участвующего в деле, назначает экспертизу.
Содержание вопросов, к экспертам устанавливается арбитражным судом.
Задачами судебно-товароведческой экспертизы является установление:
- соответствия товарных характеристик исследуемых объектов базовым данным (реестрам и др.);
- соответствия товарных характеристик исследуемых объектов данным аналогичных изделий;
- соответствия (несоответствия) характеристик объектов маркировочным данным, зафиксированным на ярлыках, этикетках;
- принадлежности объектов к одному и тому же виду (артикулу);
- наличия дефектов и их влияния на качество изделий;
- соответствия (несоответствия) качественных характеристик изделий стандартным и эталонным требованиям;
- фактических данных, связанных с соблюдением (несоблюдением) правил упаковки, маркировки, хранения, транспортировки, а также разбраковки, переоценки товара.
В рамках судебно-товароведческой экспертизы возможно :
- Установление соответствия (несоответствия) продукции по качеству и комплектности требованиям стандартов, технических
условий или другой нормативной документации, сертификату качества либо эталонам - образцам (Соответствуют ли характеристики качества изделий аналогичным показателям других изделий, представленным в качестве образца? Если нет, то в чем различия?)
- Установление сущности изменения качества продукции (установление наличия дефектов и их влияния на качество товара);
(Влияют ли дефекты, имеющиеся на представленных для исследования изделиях, на качество, установленное нормативами для
данного вида товара? Если да, то как? Допускают ли сертификаты качества реализацию товаров с теми дефектами, которые обнаружены на представленных для исследования изделиях? Если нет, то при каких дефектах изделие переводится в некачественное? Если да, то на сколько процентов снижается качество изделий?)
- Определение соответствия (несоответствия) фактических характеристик качества товара (артикула, размерных данных, сорта) маркировочным обозначениям, зафиксированным на ярлыке, этикетке ( Соответствуют ли фактические характеристики изделий (артикул, сорт, размерные данные и др.) маркировочным обозначениям, указанным на ярлыке, этикетке? Если нет, то в чем эти различия? Как может быть расшифрована маркировка представленного товара, что обозначают имеющиеся на ней цифры и буквы, соответствуют ли данные маркировки фактическому качеству изделий?)
- Установление соответствия (несоответствия) фактических товарных свойств товара показателям качества, содержащимся в сопроводительных документах на их реализацию ( Соответствуют ли обозначенные на ярлыке, этикетке символы характеристик товара (артикул, размер и др.) нормативным данным, установленным для исследуемого вида товара? Если нет, то какие имеются различия? Соответствуют ли артикул, размер, сорт, указанные в сопроводительных документах, фактическому артикулу, размеру, сорту? Соответствует ли фактическое качество данных изделий требованиям стандартов, ТУ, установленным для этого вида товара? Если нет, то в чем выражены отклонения? Возможна ли реализация
товара с выявленными дефектами?)
- Установление соответствия (несоответствия) упаковки (способа, средства) нормативным требованиям ) Соответствует ли упаковка товара требованиям стандартов? Если нет, то как она могла повлиять на снижение качества товара?)
- Установление соответствия (несоответствия) условий
транспортировки продукции требованиям нормативной документации (Соответствовали ли условия, в которых транспортировался товар, установленным нормативной документацией? Если нет, то могло ли произойти ухудшение качества товара вследствие неправильной его транспортировки?)
- Установление соответствия (несоответствия) сроков и условий хранения нормативным требованиям ) Могли ли повлиять конкретные условия хранения товара на снижение его качества?)
- Установление возможности влияния конкретных факторов на изменение качества продукции ( Повлияли ли выявленные дефекты изделий на их потребительские свойства? Если да, то находится ли степень снижения качества в пределах установленных стандартом норм?)
- Установление соответствия (несоответствия) порядка приемки и испытаний продукции по качеству и комплектности правилам, предусмотренным нормативной документацией. (Производилась ли приемка товара с соблюдением предусмотренных правил ? Если нет, то какие нарушения правил допущены?)
Доказательства могут иметь электронную форму.
Стороны по арбитражным делам в обоснование своих требований и возражений вправе представлять арбитражам документы, подготовленные с помощью электронно-вычислительной техники.
Эти документы, поскольку они содержат данные об обстоятельствах, имеющих значение для дела, должны приниматься органами арбитража на общих основаниях в качестве доказательств.
Документ, полученный из информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом.
В этом случае юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.
Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
При соблюдении указанных условий, в том числе при подтверждении юридической силы документа электронной цифровой подписью, этот документ может признаваться в качестве доказательства по делу, рассматриваемому арбитражным судом.
В качестве доказательств могут быть использованы и устные свидетельские показания.
Но если устные показания участников процесса не подкрепляются соответствующими документами, эти показания практически никогда не принимаются в качестве весомых доказательств.